Secretária x Gestão de Processos

Por Luana Lopes

A gestão de processos está presente no cotidiano do profissional de secretariado, sabendo geri-los poderá fazer com que a organização pratique e melhore o seu desempenho ao longo do tempo. Tarefas sendo planejadas, organizadas e controladas, incluindo mensurar ou medir com foco em melhoria de processos, com o interesse principal de se usar metas e métricas para assegurar que os processos funcionem como devem, naturalmente contribuirá para que a organização atinja os objetivos estabelecidos.

Infelizmente, muitas secretárias não reconhecem as suas tarefas diárias como processos que são geridos por elas e acabam trabalhando de maneira muito simples, sem desenvolvimento, integração lógica entre as tarefas, deixando de incluir todos os benefícios que uma gestão de processos contempla, como podem ser vistos no PMBOK, Um guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, elaborado pelo PMI (Project Management Institute).

A melhoria da gestão organizacional a partir do melhor conhecimento dos processos, juntamente com outros eixos importantes de coordenação do trabalho, como, indicadores de desempenho, projeto organizacional, sistemas de informação, competências, possibilitam a reflexão, o diálogo e a ação voltada ao desenvolvimento e aprimoramento por meio do aumento da compreensão teórica e prática sobre os processos.

O aprimoramento com enfoque econômico-financeiro nos processos pode reduzir o tempo, com a redução do tempo de toda a cadeia da produção de produtos e serviços, e os custos e assim, ocorrerá o aumento da satisfação dos clientes, melhorando a produtividade dos trabalhadores e a redução dos defeitos.

Uma explanação prática de como é necessário ter uma posição secretarial de gerenciamento de processos em vez de simples executora de tarefas diárias está no exemplo que presenciei esta semana; a recepcionista do prédio recebeu uma correspondência que estava destinada a um funcionário da empresa onde atuo, porém, o endereçamento estava errado, o que a fez direcionar a correspondência para outro conjunto empresarial que está no mesmo prédio da empresa em que eu trabalho. Pois bem, a correspondência chegou no endereço errado com o nome do destinatário correto, a secretária da empresa registrou o recebimento da correspondência no caderno-protocolo de recebimentos do edifício e a abriu. Vendo que não tinha na empresa em que atua ninguém com o nome do destinatário, entregou para a secretária do conjunto ao lado e solicitou que a mesma averiguasse se existia alguém com o nome do destinatário que trabalhasse lá, a secretária que recebeu por último, viu que não havia ninguém com o nome do destinatário na organização e entregou a correspondência para a recepcionista do prédio, sendo que essa recepcionista estava apenas suprindo a falta da recepcionista permanente do prédio, ou seja, ela estaria na recepção apenas naquele dia.

Final da história, deixamos de receber a correspondência e nenhum dos envolvidos sabia explicar onde a entrega estava.

Neste caso, verifica-se a falta de foco da recepcionista e das secretárias no gerenciamento do processo de gestão de documentos, enquadrado na área de conhecimento de gerenciamento de comunicação pelo PMBOK, sendo utilizado de maneira eficaz com uma visão homogênea do negócio por meio de uniformização de entendimentos sobre a maneira de trabalho, através do uso dos modelos de processos, ocasionaria aumento do potencial prescritivo das soluções de automatização por meio de melhoria do fluxo de informações que a partir de sua identificação dentro da gestão da comunicação direcionará facilmente a definição de um referencial de conformidade por meio de padronização desse processo de comunicação.

As características de um profissional de secretariado que atua ativamente nas suas atividades e processos de maneira eficaz, sempre estimulando o próprio aperfeiçoamento contínuo profissional e também acadêmico são a comunicação eficaz, o conhecimento das tecnologias de integração de todos os processos de comunicação envolvidos em suas atividades, persuasão, bom gerenciamento de pessoas, elevado nível de relacionamento interpessoal e bom planejador e organizador de atividades e processos que por meio do conhecimento dos processos e visão estratégica conseguirá ter foco nos objetivos organizacionais, atuando na empresa positivamente.

 

Ramo de Negócios agradece Luana Lopes pela colaboração!

Dúvidas ou Sugestão para seu Ramo de Negócios? Entre em contato!

contato@ramodenegocios.com

Leave a Reply